ExitAdmin est conçu pour les indépendants et petites structures, tous secteurs confondus, dont les appels, messages et autres tâches administratives deviennent trop envahissants au quotidien, et qui souhaitent se recentrer sur leur cœur de métier sans recruter un assistant en interne.

Le service est particulièrement adapté si vous cherchez à déléguer votre gestion administrative tout en gardant la maîtrise : un cadre est défini ensemble dès le départ pour garantir une prise en charge parfaitement alignée avec votre activité et votre fonctionnement.

Tout ce qu’un assistant administratif gère au quotidien : appels, messages, rendez-vous, relances, coordination et demandes courantes — dans le cadre défini ensemble.

Je peux également transmettre des renseignements simples à vos interlocuteurs, uniquement sur base des informations reprises dans les supports que vous m’aurez fournis.

Non. Vous restez toujours décisionnaire.

Les règles de fonctionnement sont définies ensemble dès le départ, puis je prends en charge l’exécution administrative de façon autonome dans ce cadre.

Les échanges peuvent être pris en charge via :

• appels

• emails

• Facebook

• LinkedIn

• Google Business

• formulaires de site (via email)

WhatsApp et SMS ne sont pas inclus.

La mise en place est simple et guidée.

Nous commençons par un échange de cadrage pour définir :

• le périmètre de prise en charge

• vos canaux (appels, email, messageries professionnelles, agenda)

• vos règles de gestion et vos priorités

• les situations nécessitant votre validation

Une fois le cadre validé, la configuration est mise en place (déviation d’appels, accès aux outils, agenda partagé).

Dès le premier jour, ExitAdmin prend le relais selon ce cadre, sans rupture dans votre activité.

Par défaut, toute action hors cadre défini ensemble n’est pas exécutée.

La demande est qualifiée, inscrite dans le compte-rendu, puis transmise pour validation ou traitement direct par vos soins.

Pour ne pas vous déranger durant la journée, seuls les éléments présentant un caractère urgent vous sont communiqués sans délai, selon le canal défini.

Les inscriptions à l’agenda sont réalisées en temps réel afin d’éviter tout conflit.

Les appels sont pris en charge immédiatement sur les plages convenues.

Les délais de traitement des messages entrants et des demandes sortantes sont définis selon le forfait :

Messages entrants

• Essentiel : sous 4h ouvrées

• Confort : sous 3h ouvrées

• Premium : sous 2h ouvrées

Demandes sortantes

• Essentiel : sous 8h ouvrées

• Confort : sous 6h ouvrées

• Premium : sous 4h ouvrées
  

Chaque forfait inclut un quota de demandes urgentes traitées sous 2h ouvrées :

• Essentiel : 5/mois

• Confort : 10/mois

• Premium : 20/mois

Pour les clients Premium, les demandes sont traitées en priorité maximale : le délai standard correspond au délai urgent.

Vous pouvez me contacter à tout moment via le canal convenu. De mon côté, je vous sollicite le moins possible : uniquement en cas d’urgence ou lorsqu’une validation est nécessaire, puis pour vous transmettre les comptes-rendus et documents de suivi.

Vous recevez des comptes-rendus structurés reprenant chaque échange et chaque action :

• canal concerné (appel ou messagerie, entrant ou sortant), avec date et heure

• identité et coordonnées de l’interlocuteur

• synthèse de l’échange ou de l’action

• statut : traité, informatif, ou à traiter par vos soins

Selon le forfait :

• Essentiel : compte-rendu en fin de journée

• Confort : compte-rendu en milieu de journée et en fin de journée

• Premium : suivi renforcé avec comptes-rendus biquotidiens et synthèse hebdomadaire

Les journaux d’appels et les enregistrements (si demandé dans le cadre de la prestation) sont transmis chaque semaine.

La continuité est organisée dès le départ.

Je suis votre interlocuteur unique et responsable de la prestation.

Aurélie, collaboratrice formée à mes méthodes de travail et disposant d’une expérience en assistance administrative, connaît les dossiers et le cadre défini pour chaque client. Elle n’intervient qu’en cas d’absence planifiée de ma part afin d’assurer la continuité opérationnelle dans le strict respect des règles établies.

Durant mes congés planifiés, elle prend le relais pour garantir le traitement des échanges sans interruption.

Le cadre, les consignes, le travail et le suivi restent strictement identiques.

Vous bénéficiez ainsi d’un service maintenu, structuré et sans rupture.

1. Forfaits

Chaque forfait inclut un plafond mensuel d’interactions (appels + messages) avec vos interlocuteurs externes.

Lorsque le plafond approche, vous êtes informé à l’avance.

Une fois le plafond atteint : aucune interaction supplémentaire n’est traitée sans accord explicite. Vous pouvez alors :

• passer au forfait supérieur*

• ou activer une facturation à l’interaction (3€)

Zéro dépassement invisible, zéro surprise.

* Vous pouvez ajuster votre forfait à tout moment si votre volume évolue.

2. Comptabilisation

A : Définition

Une interaction correspond à :

• la prise en charge d’un appel ou d’un message entrant ;

• la réalisation d’un appel ou d’un message sortant ou d’une autre tâche administrative demandée par vos soins.

Une action correspond à une opération administrative réalisée dans le cadre du traitement d’une interaction (ex. : inscription dans l’agenda, modification de planning, transmission d’information, coordination, préparation ou mise à jour d’un élément administratif).

B : Comptabilisation 

B.1 Interactions entrantes

Chaque interaction entrante est comptabilisée, sauf :

• celles provenant de vous ;

• les messages ne nécessitant aucune action de ma part — ils sont bien entendu repris dans les comptes-rendus et vous sont transmis sans délai s’ils présentent un caractère urgent.

Lorsqu’une interaction entrante d’un tiers nécessite plusieurs actions et/ou interactions sortantes, son traitement global est comptabilisé comme une seule interaction.*

*Afin de garantir un usage raisonnable de la prestation, le nombre d’actions et d’interactions réalisées dans le cadre d’une même interaction entrante est limité à cinq. Au-delà de ce seuil, chaque action ou interaction supplémentaire est comptabilisée comme une interaction distincte au sens du présent document.

Exemple :

Un mail informant d’un report de chantier.

Je prends en charge le message, j’informe les intervenants concernés et j’ajuste le planning.

→ Plusieurs actions, 1 interaction comptabilisée.

B.2 : Interactions sortantes et autres demandes

Chaque interaction sortante est comptabilisée, sauf celles qui vous sont destinées dans le cadre du suivi normal de la prestation.

Chaque action réalisée dans le cadre d’une demande est comptabilisée individuellement.

Exemple :

Vous me demandez d’appeler 3 tiers pour leur transmettre des informations.

→ 3 appels = 3 interactions comptabilisées.

B.3 : Interactions non comptabilisées

• les échanges entre vous et moi dans le cadre du suivi normal de la prestation ;

• les messages entrants ne nécessitant aucune action de ma part — ils sont bien entendu repris dans les comptes-rendus et vous sont transmis sans délai s’ils présentent un caractère urgent.

Oui. ExitAdmin applique une confidentialité stricte sur l’ensemble des échanges et données traitées.

Un accord de confidentialité (NDA) peut être signé sur simple demande.

Oui. La prestation est mensuelle, sans engagement long terme.

La résiliation est possible à tout moment avec un préavis de 14 jours calendaires.

ExitAdmin intervient du lundi au vendredi, de 9h à 18h. Je reste joignable pour mes clients jusqu’à 20h.